Faire le listing de vos activités récurrentes
Pour choisir un bon logiciel de gestion et de suivi de chantier, il est important que vous définissiez en amont vos objectifs. Idéalement, votre outil doit vous aider à chaque étape du processus de gestion. C’est pour cela qu’il est recommandé de faire le listing de vos activités récurrentes. Ainsi, vous saurez les fonctionnalités importantes que vous recherchez pour votre logiciel en bâtiment. En général, vous serez appelé à :
- Générer des devis pour vos potentiels clients ;
- Faire des commandes de matériaux ;
- Planifier les travaux sur vos différents chantiers ;
- Élaborer des factures, etc.
Votre logiciel de gestion et de suivi de chantier doit être capable d’automatiser les tâches qui vous prennent énormément du temps. Ainsi, votre outil vous permettra d’être plus productif et surtout de gérer sans stress de nombreux chantiers.
Identifier les fonctions nécessaires que vous recherchez
Lorsque vos activités récurrentes sont repérées, vous devez ensuite identifier les fonctions nécessaires que vous recherchez sur le logiciel de gestion de chantier. Pour ce faire, vous pouvez :
Lister vos besoins en matière de planification
Les logiciels de gestion et de suivi de bâtiment ont généralement une fenêtre dédiée à la planification des activités. Pour identifier un outil sur mesure, vous devez évaluer vos besoins en termes de planification. Il peut s’agir :
- Du planning de chantier ;
- De l’évaluation des ressources disponibles pour chaque étape ;
- Du tableau de bord des tâches spécifiques inhérentes à une étape de construction du chantier ;
- De la durée prévue pour chaque étape, etc.
Ces détails vous permettront d’avoir une idée claire sur les fonctions recherchées dans cette fenêtre.
Faire l’inventaire de vos besoins en matière de gestion des coûts
La comptabilité est indispensable pour assurer une bonne gestion de vos chantiers. Pour trouver un logiciel efficace de gestion et de suivi de chantier, inventoriez vos besoins courants dans la gestion des coûts. Il peut s’agir de la facturation, de l’élaboration de devis, du suivi des taxes et impôts, etc.
Évaluer vos besoins dans la gestion des documents et de la communication
Gérer un chantier implique la gestion d’une masse de documents administratifs, comptables et juridiques. Un logiciel de gestion et de suivi de chantier peut vous faciliter la gestion des documents. Pour choisir un outil qui promet les meilleures fonctionnalités dans cette section, évaluez vos besoins récurrents. Vous pourrez ainsi identifier les caractéristiques du logiciel qu’il vous faut. Profitez aussi pour exprimer vos besoins liés à la communication et les fonctions de l’outil qui pourraient les combler.
La liste des fonctionnalités que vous devez avoir pour un logiciel efficace
Quels que soient vos besoins, un logiciel de gestion et de suivi de chantier efficace doit proposer des fonctionnalités de base. Il s’agit entre autres de :
- Le lexique du bâtiment pour aider un néophyte à se retrouver ;
- L’élaboration de factures et de devis ;
- Le planning de chantier ;
- La gestion des instruments et intrants de construction ;
- La gestion des documents ;
- Le suivi et la gestion des coûts ;
- La gestion du temps ;
- L’accessibilité du logiciel sur smartphone ou tablette, etc.
Les experts en conception de logiciels de gestion du bâtiment sont généralement unanimes sur ces fonctionnalités de leur outil.
Choisir un logiciel compatible avec votre système informatique existant
Normalement, un logiciel de gestion et de suivi de chantier efficace doit être compatible avec votre système informatique actuel. À défaut, vous aurez assez de mal à l’utiliser. Prenez alors le temps de contrôler la compatibilité de votre outil avec les autres logiciels.
Vérifier l’importation des documents comptables vers le logiciel
De manière spécifique, vous devez vous assurer que votre logiciel comptable est compatible avec l’outil. Cela vous permet d’optimiser la gestion des coûts en facilitant l’importation des documents d’un logiciel à un autre. En général, les experts en conception de logiciels de gestion pour le bâtiment précisent les logiciels susceptibles de fonctionner avec leur outil. Vous pouvez donc lire la notice de votre logiciel de gestion et de suivi de chantier pour être mieux informé à ce sujet.
Choisir un logiciel offrant une bonne prise en main
Pour profiter de manière optimale de votre logiciel de gestion et de suivi de chantier, celui-ci doit offrir une bonne prise en main. C’est-à-dire que votre outil doit être facile à utiliser. Misez donc sur un logiciel qui propose une interface utilisateur intuitive. Cela permettra à n’importe qui de s’en servir sans faire une formation d’utilisation sur plusieurs jours.
En définitive, pour choisir un bon logiciel de gestion et de suivi de chantier, tenez compte de vos besoins courants. L’outil doit proposer les fonctionnalités qui exécutent vos tâches récurrentes.
