Comment écrire un compte rendu ? avec exemple word

1- Le compte rendu : pour Informer, non pour juger

Un compte rendu (CR) est un document fidèle et objectif.

- Il s’agit de transmettre des informations sur une situation particulière sans y introduire un jugement personnel ou ses propres commentaires.

A la différence du rapport, où le rédacteur analyse les faits pour aboutir à des propositions personnelles d’action, le compte rendu doit se contenter de constater les faits.

Il faut reconnaître toutefois que le rédacteur fait des choix personnels lorsqu’il sélectionne des informations ; c’est pourquoi il doit faire preuve d’une grande vigilance pour opérer cette sélection uniquement en fonction :

-         de l’utilité des informations pour son destinataire,

-         de son sens du détail inutile et des informations utiles,

-         du respect de l’importance relative accorder à chaque rubrique par les gens concernés par l’activité ou la réunion

 

2- le compte rendu : comment ?

L’élaboration du document pose 3  questions :

1- quelles informations retenir ?

2- comment les classer ?

3- comment les présenter ?

Il existe des comptes rendus de tailles diverses. Chaque organisation ou chaque personne peut choisir ce qui lui paraît le plus satisfaisant.

 

2-1 Le compte rendu exhaustif :

il s’agit de transmettre la totalité des échanges et des évènements (retranscription intégrale des débats)

 

2-2 Le compte rendu sélectif :

Il s’agit de choisir les informations les plus importantes et les plus utile à retenir. Il faut penser au destinataire :

-         Qui est-il ? Ou Qui sont-ils ?

-         Quels sont leurs besoins ?

-         A quoi le compte rendu va-t-il leur servir ?

Il serait plus pratique d’aller voir le destinataire et s’informer sur ses besoins.

2-3  le compte rendu centré sur les décisions :

Il se peut que le destinataire ne soit intéressé que par les décisions prises et non par tous les échanges et débats. Ce sont ces décisions qui risquent d’avoir une action modifiant l’avenir

 

3- Comment classer les informations ?

La sélection des informations est la première étape dans l’élaboration d’un compte rendu. Il va falloir aussi choisir l’ordre dans lequel on va les transmettre.

Deux grands plans se dessinent : Le plan chronologique et le plan thématique.

A- le plan chronologique :

Il s’agit de rendre compte des évènements, des échanges ou des décisions, dans l’ordre dans lequel ils se sont manifestés.

B- le plan par thèmes :

C’est le plus le plus utilisé surtout lorsqu’il s’agit d’un compte rendu de réunion.

Il arrive, la plupart du temps, dans les réunions, que des participants parlent d’un thème, l’abandonnent, y reviennent quelques minutes plus  tard, puis modifient une décision à la suite de la découverte d’un nouvel aspect du problème…

Il convient d’éviter au lecteur du CR la répétition ou le désordre d’une discussion spontanée pour dégager, à propos de chaque aspect traité :

-         les principales idées émises,

-         les diverses tendances qui  se sont manifestés,

-         les décisions prises…

N.B. : Il peut y avoir coïncidence entre le plan  chronologique et le plan par thèmes lorsque la réunion dont on rend compte s’est déroulée suivant un ordre de jour précis. Dans ce cas, il faut prendre chaque point de l’ordre du jour et de donner les informations qui s’y rapportent.

4- comment organiser le document ?

Quelque soit la façon dont seront classées les informations -plan chronologique ou plan par thèmes- le document se déroulera comme suit :

L’origine de la réunion ou de l’activité : il s’agira de répondre aux questions suivantes :

Qui : …les membres de l’Association sportive XYZ….

Où : Préciser le lieu : bureau du Directeur, salles des réunions, hôtel…

Quand : Préciser la date.

Pourquoi : …pour préparer les activités sportives de septembre 2006.

Une phrase ou un titre peuvent y suffire : Réunion de l’Association sportive XYZ.

5- Comment présenter les informations ?

Plusieurs questions se posent souvent lors de la rédaction du document. Faut-il ou non nommer les personnes qui interviennent ?

·        Nommer les personnes : les participants sont nommés et ce qu’ils ont dit est cité soit intégralement, soit de manière résumée :

 

Exemple soit:

Mr François : « les charges d’ascenseur doublé en un an. »

Mr Adrian : « oui mais le contrat de garantie a expiré l’an dernier et certains dépannages sont maintenant à notre charge. »

Soit :

Mr François fait remarquer  que les charges ont doublé en un an. Mr Adrian précise que le contrat de garantie ayant expiré l’an passé, certains dépannages sont désormais à la charge des copropriétaires.

 

·        Ne pas nommer les personnes : un autre parti pris peut être de ne pas rappeler « qui a dit quoi à tel ou tel moment », mais de centrer le compte rendu sur ce qui a été dit.

Exemple : «  l’augmentation des charges d’ascenseur qui ont doublé en une année a été évoquée. Elle s’explique par le fait que le contrat de garantie a expiré en 1979 et que, dès 1980, certains dépannages se sont trouvés à la charge des copropriétaires… »

6- Comment être objectif ? 

-  Présenter tous les aspects évoqués sur une information et non pas seulement ceux qui vous plaisent : Sans omission, sans ajout, sans disproportion par rapport à la réalité

-         Présenter ce qui a été dit et non vos impressions personnelles sur ceux qui l’ont dit (éviter : les participants avaient l’air mécontent, X semble s’ennuyer ; mais et si ce la reflète la réalité, écrire « X a exprimé son mécontentement… ».

-         Présenter ce qui a été dit ou fait et non ce que pensez :

-         Il ne faut ni juger, ni commenter les éléments d’information que l’on transmet.