La lettre Administrative
Introduction et définition
La mise en forme de la lettre administrative Le fond de la lettre administrative
Les formules et les expressions à employer La conclusion Introduction Pour certaines administrations, un simple appel ne suffit pas. Une lettre officielle rédigée de votre part est alors demandée . La lettre administrative est un document écrit qui obéit à des codes précis qu'il faut respecter :
- sa forme : la présentation et la mise en page sont codifiées .
- son contenu: il faut observer les étapes et les formules obligatoires qui structurent la lettre.
Alors il faut avant tout déterminer ce qu'on souhaite demander ou déclarer. Il faut surto-ut aller à l'essentiel en évitant d'exposer des éléments qui n'auraient rien à voir avec notre affaire.
Définition La lettre administrative est un écrit adressé par l'expéditeur à une administration public ou privé . Elle se distingue de la lettre ordinaire par sa technique , son contenu et par son cadre d’expédition. La mise en forme de la lettre administrative
1 - L'organisation de la lettre
- La présentation de la lettre a une grande importance puisque elle doit faire ressortir des indices visuels qui guiderons et faciliterons la lecture.
- La rédaction d'une lettre administrative diffère de celle rédigée pour un ami.
La lettre administrative doit posséder un comportement formel lors de la présentation de son message par exemple l'écrit a un directeur d'une société pour demander du travail.
- L'organisation et la répartition de la lettre dans l'espace de la page a une grande contribution dans la compréhension du contenu du message. C'est pour cela on doit suivre une mise en forme qu'on va la présenter lors de la rédaction de la lettre administrative. La mise en forme de la lettre administrative
2 - La gestion d'espace
Veillez à limiter de préférence l’ensemble de la lettre à une seule page de format A4.Dans la mesure du possible, essayez d'organiser la page de format A4 de la manière suivante :
L’en-tête occupe le 1/4 supérieur de la page.
Le corps de la lettre occupe la moitié centrale de la page.
La signature occupe le 1/4 inférieur de la page.
3 - L'en-tête de la lettre
L’en-tête occupe de préférence le 1/4 supérieur de la page de format A4.
4 - Le corps de la lettre
Le corps de la lettre occupe, dans la mesure du possible, la moitié centrale de la page de format A4.
5 - La signature
La signature est située dans le quart inferieur de la lettre légèrement en dessous de son nom en faisant apparaître la qualité du signataire.
Le contenu de la lettre administrative
1- L'en-tête de la lettre
- L'en-tête de la lettre occupe de préférence le ¼ supérieur de la page de formatA4. Elle doit comporter vos données et celles de votre dentinaire et l'objet.Ø Votre nom et prénom, votre adresse, votre ville et le code postal et votre téléphone ou courriel électronique: ils se situent en haut à gauche de la lettre l'un au-dessous de l'autre.
La destinataire, son adresse, sa ville et code postale: ils se situent en haut à droite décalée a la partie précédente par une ligne a peut prêt.
Retournant a la partie haute à gauche en se décalant d'une ligne par rapport à la partie précédente, on trouve le lieu où la lettre est rédigée et la date du jour. Au-dessous de celle-ci, on doit préciser l'objet de la lettre en gras. Le contenu de la lettre administrative
2 - Le corps de la lettre
- Il faut veillez à séparer nettement la qualité du destinataire (“Madame”, “Monsieur”, “Madame, Monsieur”) de l’en-tête et de la suite du texte.
- Le corps de la lettre se divise de son part en 3 parties:
L'introduction, le développement et la conclusion.
L'introduction:
on présente dans cette partie l'affaire, la question ou le problème que l'on va s'intéresser dans la lettre d'une façon rapide et complète. On doit aussi reprendre l'ensemble des éléments nécessaires pour introduire les problèmes posés d'une manière compréhensive et brièvement que possible.
Le développement:
dans cette partie on va exposer les arguments et les faits de manière progressive. Alors on va examiner la problématique imposée dans le contenu du message de la lettre. On doit aussi équilibrer entre les différents paragraphes en les séparant par des transitions qui permettent de respecter la progression.
La conclusion:
dans cette partie on va développer l'aboutissement logique de l'introduction et du développement ainsi que compléter la rédaction de la partie corp de la lettre par une formule de politesse; par exemple "Je vous prie (…)". Le contenu de la lettre administrative
3 - La signature
- La signature est apposée dans le quart inférieure de la lettre en bas à droite. La signature doit comporter votre nom est prénom, ainsi qu'une simple description de votre statut; par exemple "Etudiant à l'Institut supérieur des Sciences Appliquées et de Technologie de Sousse"
Le fond de la lettre administrative
1-La rédaction de la lettre:
Pour bien l'écrire, il faut connaître les cinq règles d'or d'une lettre administrative: la clarté, la concision, l'exactitude, la prudence et la courtoisie.
2-La clarté :
Comme une lettre engage la personne qui l'écrit, elle doit être formulée clairement. On ne raconte pas sa vie dans une lettremais on apporte des précisions pouvant aider le destinataire à vous comprendre.
3-La concision :
Souvent lue par une personne pressée de prendre une décision, une lettre administrative doit traiter un seul thème. Le fond de la lettre administrative
4-L'exactitude :
La vérité est de rigueur dans une lettre administrative. L'oubli, l'inexactitude, le mensonge, etc.ne sont pas tolérés dans une lettre.
5-La prudence :
Une lettre tient compte d’engagement, il faut donc rester prudent et réservé dans les propositions. Il faut toujours garder un double ou une copie de la lettre expédiée.
6-La courtoisie :
Il faut rester courtois dans toutes les situations, n'écris pas une lettre sous l'effet de la colère ou de la contrariété. N'accuse pas ton correspondant de mauvaise foi s'il tarde à te répondre. Les formules et les expressions à employer Il existe plusieurs formules à employer usuellement comme :
Formules introductives :
Si le courrier fait suite à un élément précédent, on peut employer des expressions comme :
-J'ai l'honneur de vous faire connaître que....
-En réponse à votre lettre du..., à votre demande du...
-J'ai été saisi de...
-Par lettre rappelée en référence...
-Vous avez attiré mon attention sure...
Formules de demandes :
Pour exprimer une demande on est besoin de respecter la position hiérarchique des employés lorsque en emploi les verbes :
Position supérieure:
-fait savoir à...
- Je vous prie de bien vouloir...
-fait observer à ...
Position subordonnée :
expose à...
propose de..
prie de bien vouloir…
Formules d'exposition :
-J’ajoute /je confirme/je considère....
-Je constate /j'estime/ je note....
-je crois devoir attirer votre attention....
-je prends note.....
-Ne pas ignorer que...
Formules Pour Introduire des paragraphes successifs :
- d’autre part...
-En second lieu...
-Tout d’abord ...
-non seulement...
-par ailleurs...
Formules de Conclusion :
Aussi....
dans ces conditions...
en conséquence....
je vous serais reconnaissant.....
je vous saurais gré....
il y a lieu de....
suivies de formules différentes selon les cas...
Conclusion General
On ne peut assurer la crédibilité d'une lettre que nous représentons qu’en respectant les règles de rédaction et formalité car il s’agit de de transmettre des informations et des instructions pour le cas d’une administration publique.
La clarté,
la précision et la cohésion dans les écrits garantir l'interet du destinataire recevant votre lettre et plus de chance d'être approuvé dans votre cause.
Objet: Demande de révision de procès-verbal
Monsieur le directeur de la SNCF,
Je me permets de vous adresser ce courrier afin de
demander une révision de procès-verbal.
Il m’a été reproché à tort de ne pas avoir composté mon billet de train
et ne pas avoir régler l’amande directement au contrôleur, c’est pour cela que
j’ai reçu une injonction à payer 55 euros,
25 euros d’amende et 30 euros de frais de dossier.
En effet, j’ai oublié composter mon billet où moment opportun,
je suis un touriste voyageant en France par première foi qui ne connais pas le
fonctionnement de système de trains ; de plus, je n’avais pas d’espèces.
J’ai essayé payer au contrôleur mais ma
carte bancaire ne passait pas : apparemment il y a eu des problèmes à la banque mexicaine avec sa validation
internationale. J’ai été étonné d’avoir reçu un frais de dossier si élevé étant
donné que j’aurai voulu payer, cependant la banque a eu des contretemps avec ma
carte. Je conteste formellement ce frais de dossier.
Je m’en remets donc à votre bienveillance pour prendre en
considération ma demande et y répondre favorablement.
Vous remerciant d l’attention portée à ma demande, je
vous prie d’agréer, Monsieur le directeur, l’expression de ma considération
distingué.
